Registre des traitements

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Registre des activités de traitement de KORCODE

KORCODE (nom commercial KADENCEO) tient ce registre en application de l'article 30 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et le présente à la CNIL sur demande. KORCODE y intervient dans deux rôles distincts, comme l'explique la politique de confidentialité : partie A, sous-traitant des entreprises clientes pour les données de leurs salariés (article 30.2) ; partie B, responsable de traitement pour ses propres traitements (article 30.1). Chaque entreprise cliente, responsable du traitement des données de ses salariés, tient son propre registre.

Organisme

Dénomination

KORCODE (nom commercial KADENCEO)

Représentant légal

Aurélien KORKUT — Président

Siège social

870 rue de la Briqueterie, 62580 Thélus

Immatriculation

SAS à associé unique au capital de 1 500 € — RCS Arras 130 116 148, immatriculée le 16/09/2026 — SIRET du siège 130 116 148 00011 — TVA FR86130116148

Partie A — Traitements effectués pour le compte des entreprises clientes (sous-traitant, article 30.2)

Responsables de traitement Les entreprises clientes de KADENCEO, chacune pour les données de ses salariés et collaborateurs. Leur liste et leurs coordonnées sont tenues par KORCODE dans son espace d'administration ; elles ne sont pas publiées.

Cadre contractuel Contrat de traitement des données (DPA), article 28 du RGPD : KORCODE ne traite ces données que sur instruction documentée du client, pour la seule fourniture du service.

Fondement Déterminé par chaque entreprise cliente, responsable du traitement, qui informe ses salariés et inscrit le traitement à son propre registre (DPA, article 3.1).

Gestion du temps de travail et des pointages

Heures, présences et absences des salariés de chaque entreprise cliente

Finalité Décompte du temps de travail, calcul des heures supplémentaires, indemnités de zone et panier, titres-restaurant, suivi des congés et absences, rapports et exports pour la paie, suivi des chantiers

Personnes concernées Salariés et collaborateurs des entreprises clientes

Catégories de données Identité (nom, prénom, code salarié) Poste occupé Dates et heures de travail Lieu de travail (chantier, adresse) Zone de déplacement Arrêts maladie Congés payés Congés sans solde Congés exceptionnels (sans l'événement) Absences Intempéries RTT Formations Heures supplémentaires Heures de nuit Indemnités de déplacement Paniers et titres-restaurant Remarques libres

Données de santé Le motif d'absence « maladie » révèle une donnée de santé (article 9 du RGPD). Il se limite au fait de l'absence : aucun diagnostic, aucune pathologie, aucun élément médical ne doit être saisi, y compris dans les remarques (DPA, annexe 1 et article 3.1).

Destinataires L'entreprise cliente (gérant et collaborateurs qu'elle habilite), et les destinataires qu'elle choisit, par exemple son cabinet comptable sur export · KORCODE, pour la seule fourniture du service · Sous-traitants ultérieurs listés plus bas

Durée de conservation 5 ans à compter de la date du pointage (art. L3243-4 Code du travail) — purge automatique activée · En fin de contrat (essai gratuit sans souscription, ou résiliation) : export complet restitué au client pendant 30 jours, puis suppression de l'ensemble des données de l'entreprise, après un avertissement envoyé au moins 7 jours avant (DPA, art. 9)

Transferts hors UE Données hébergées dans l'Union européenne (Railway, région EU-West Amsterdam ; MongoDB Atlas cluster UE). Railway Corp. étant une société établie aux USA, un accès support depuis les USA reste encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Mesures techniques et organisationnelles

Authentification par lien personnel unique par salarié
Chaque salarié n'accède qu'à ses propres données (contrôle serveur)
Isolation des données entre entreprises clientes (contrôle serveur à chaque requête)
Accès administrateur protégé par mot de passe haché (bcrypt, coût 12)
Sessions administrateur expirant au bout d'une heure
Transport chiffré TLS obligatoire (HTTPS)
Purge automatique quotidienne des données expirées

Authentification et contrôle d'accès

Accès des salariés et des administrateurs de chaque entreprise cliente

Finalité Vérifier l'identité des utilisateurs, restreindre l'accès aux seules personnes habilitées, prévenir les accès non autorisés

Personnes concernées Salariés (lien personnel) et administrateurs des entreprises clientes

Catégories de données Jeton d'accès du salarié (aléatoire, chiffré au repos) Adresse e-mail et mot de passe haché des administrateurs Secret de double authentification des administrateurs (chiffré au repos) Jeton de session administrateur (signé, expiration 1 h)

Destinataires L'entreprise cliente, qui gère ses accès · KORCODE, pour la seule fourniture du service · MongoDB Atlas (stockage)

Durée de conservation Lien du salarié : durée du contrat de travail, révocable à tout moment par l'entreprise, et expiré après une période sans usage · Session administrateur : 1 heure · Comptes : supprimés avec les données de l'entreprise en fin de contrat

Transferts hors UE Railway Corp. (hébergeur, USA) — clauses contractuelles types

Mesures techniques et organisationnelles

Jetons générés par crypto.randomBytes (entropie élevée)
Mot de passe jamais stocké en clair (bcrypt coût 12)
Double authentification disponible pour les administrateurs
Jetons de session signés avec un secret de 32 caractères au moins (vérifié au démarrage)
Limitation des tentatives de connexion, par adresse IP et par compte

Journal d'audit de l'entreprise cliente

Traçabilité des actions sensibles, consultable par l'entreprise

Finalité Détecter les accès non autorisés, assurer la traçabilité des opérations sensibles (connexions, suppressions, exports)

Personnes concernées Salariés et administrateurs des entreprises clientes (actions consignées)

Catégories de données Date et heure de l'action Type d'action (connexion, suppression…) Nom de l'acteur Description de la cible (salarié, date, chantier) Adresse IP

Destinataires L'entreprise cliente (onglet Journal de son espace) · Rapport de surveillance quotidien adressé à l'entreprise par e-mail (Resend) · KORCODE, pour la seule fourniture du service

Durée de conservation 1 an (purge automatique quotidienne, AUDIT_RETENTION_DAYS=365)

Transferts hors UE Railway Corp. (hébergeur, USA) — clauses contractuelles types

Mesures techniques et organisationnelles

Aucun mot de passe ni jeton n'est enregistré dans le journal
Accès au journal réservé aux administrateurs habilités de l'entreprise
La cible d'un pointage reprend l'intitulé du chantier, qui peut être une catégorie d'absence : le motif seulement, jamais de diagnostic

Partie B — Traitements de KORCODE pour son propre compte (responsable de traitement, article 30.1)

Gestion des comptes clients et relation commerciale

Ouverture et suivi des comptes, exécution de l'essai et de l'abonnement, assistance

Finalité Créer et gérer le compte de l'entreprise cliente, exécuter l'essai et l'abonnement, envoyer les e-mails de service (vérification d'adresse, bienvenue, parcours d'essai, fin de contrat), assister les utilisateurs, joindre le représentant par téléphone au sujet de son compte (démarrage, assistance, abonnement)

Base légale Art. 6.1.b — Exécution du contrat

Personnes concernées Représentants et administrateurs des entreprises clientes

Catégories de données Prénom, nom, fonction Adresse e-mail professionnelle Numéro de téléphone (obligatoire à l'inscription) Raison sociale, SIRET et adresse de l'entreprise Dates d'inscription, d'acceptation des conditions et des étapes du compte

Destinataires KORCODE · Resend (envoi des e-mails)

Durée de conservation Durée de l'essai ou de l'abonnement ; le compte est supprimé avec les données de l'entreprise trente jours après la fin du contrat (DPA, article 9) · Échanges commerciaux : 3 ans à compter du dernier contact

Transferts hors UE Resend, Inc. (USA) — clauses contractuelles types

Facturation et paiement

Factures, encaissement des abonnements, comptabilité

Finalité Émettre les factures, encaisser les abonnements, tenir la comptabilité

Base légale Art. 6.1.c — Obligation légale (comptabilité) Art. 6.1.b — Exécution du contrat

Personnes concernées Représentants des entreprises clientes

Catégories de données Raison sociale, SIRET, numéro de TVA, adresse Adresse e-mail de facturation Historique des factures et des paiements Coordonnées bancaires (traitées par Stripe seul)

Destinataires KORCODE · Stripe (paiement et facturation) · Expert-comptable de KORCODE

Durée de conservation 10 ans pour les pièces comptables (article L123-22 du Code de commerce)

Transferts hors UE Stripe, Inc. (USA) — EU-US Data Privacy Framework et clauses contractuelles types

Demandes de contact et assistance

Messages du formulaire de contact et e-mails adressés à KORCODE

Finalité Répondre aux messages du formulaire de contact et aux e-mails adressés à KORCODE

Base légale Art. 6.1.f — Intérêt légitime (répondre à une sollicitation)

Personnes concernées Prospects, clients et toute personne qui écrit à KORCODE

Catégories de données Nom Adresse e-mail Contenu du message

Destinataires KORCODE · Resend (acheminement des messages du formulaire)

Durée de conservation 3 ans à compter du dernier contact

Transferts hors UE Resend, Inc. (USA) — clauses contractuelles types

Prospection commerciale et mesure des campagnes publicitaires (site vitrine)

Attribution des inscriptions à l'essai gratuit et mesure des campagnes LinkedIn Ads et Google Ads

Finalité Savoir quelle campagne publicitaire a conduit une entreprise à créer un compte d'essai ou à demander une démonstration ; mesurer l'efficacité des campagnes LinkedIn Ads et Google Ads (visites, inscriptions) — pour Google Ads, par les seuls identifiants de campagne de l'adresse, sans balise ni cookie Google ; suivre le parcours d'essai (e-mails de service liés au compte ouvert)

Base légale Art. 6.1.f — Intérêt légitime (attribution interne, sans traceur) Art. 6.1.a — Consentement (traceur LinkedIn Insight Tag, bandeau « Accepter / Refuser ») Art. 6.1.b — Contrat (e-mails du parcours d'essai)

Personnes concernées Visiteurs du site vitrine · Représentants des entreprises qui créent un compte ou demandent une démonstration

Catégories de données Identifiants de campagne (utm_*) présents dans l'adresse de la page Site d'origine (nom d'hôte uniquement) et page d'entrée Identifiant de clic LinkedIn (li_fat_id), opaque Dates de franchissement des étapes du compte (vérification, première connexion, premier pointage, abonnement) Côté LinkedIn, après consentement : cookie LinkedIn, adresse IP, pages vues, horodatage

Destinataires Éditeur (espace créateur : compteurs par campagne, sans nom d'entreprise ; alertes internes à l'inscription et à la confirmation du compte : raison sociale, SIRET, commune, nom, e-mail et téléphone du représentant, forfait choisi et campagne d'origine) · LinkedIn Ireland Unlimited Company (responsable conjoint pour les données collectées par l'Insight Tag, après consentement uniquement)

Durée de conservation Attribution et jalons : durée de vie du compte · Choix de consentement : 6 mois sur l'appareil · Données LinkedIn : selon la politique de confidentialité de LinkedIn (cookies Insight Tag, 90 jours pour les audiences de site)

Mesures de sécurité Aucun traceur déposé avant un choix explicite ; « Refuser » aussi accessible qu'« Accepter » ; traceur limité aux pages vitrine (politique de sécurité de contenu) ; attribution interne sans cookie ni stockage sur l'appareil ; aucune donnée personnelle dans les compteurs de campagne

Sécurité et supervision de la plateforme

Journaux techniques, actions de l'espace d'administration de KORCODE, erreurs applicatives

Finalité Assurer la sécurité et le bon fonctionnement du service : journaux techniques de l'hébergement, journal des actions de l'espace d'administration de KORCODE, supervision des erreurs

Base légale Art. 6.1.f — Intérêt légitime (sécurité du service)

Personnes concernées Utilisateurs du service et visiteurs du site

Catégories de données Horodatage Adresse IP Requête et action réalisée

Destinataires KORCODE · Railway (hébergement) · Sentry (erreurs techniques, sans donnée personnelle)

Durée de conservation 2 ans au plus

Transferts hors UE Railway Corp. (hébergeur, USA) — clauses contractuelles types

Sous-traitants ultérieurs et transferts hors UE (parties A et B — articles 28 et 46 du RGPD)

Railway Corp. Hébergement de l'application et de la base de données · région EU-West (Amsterdam, UE) · société établie aux USA · Mécanisme pour tout accès hors UE : clauses contractuelles types (SCCs)

MongoDB Atlas Base de données cloud · Région : Union européenne · TLS activé · accès restreint par liste d'IP

Resend, Inc. Envoi d'e-mails transactionnels (rapport de surveillance quotidien contenant des extraits du journal d'audit — noms, adresses IP — et formulaire de contact) · USA · Mécanisme : clauses contractuelles types (SCCs)

Stripe, Inc. Traitement des paiements et données de facturation des clients (e-mail, raison sociale, SIRET, coordonnées bancaires côté Stripe uniquement) · USA · Mécanisme : EU-US Data Privacy Framework + SCCs

LinkedIn Ireland Unlimited Company Mesure des campagnes publicitaires sur le site vitrine (LinkedIn Insight Tag) · uniquement après consentement du visiteur · responsable conjoint de traitement pour les données collectées par le tag (Page Insights Joint Controller Addendum) · Irlande (UE), transferts intragroupe encadrés par clauses contractuelles types · aucune donnée de l'application (salariés, pointages) n'est concernée

Functional Software, Inc. (Sentry) Supervision technique des erreurs applicatives · région de stockage : Union européenne · société établie aux USA (San Francisco) · Mécanisme pour tout accès hors UE : cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), clauses contractuelles types (SCCs) en repli · accord de traitement des données Sentry version 5.1.0 du 29/05/2024, accepté en ligne · Aucune donnée à caractère personnel transmise : adresse IP, cookies, en-têtes d'authentification, corps de requête et identité d'utilisateur sont retirés de chaque événement avant envoi ; aucune trace de navigation n'est collectée. Le token d'accès salarié est masqué dans l'URL transmise.

Exercice des droits des personnes concernées

Salariés des entreprises clientes (partie A) Les demandes s'adressent à l'employeur, responsable du traitement. Le service lui fournit les outils : export individuel (bouton « 📥 Export » de l'onglet Employés), rectification et suppression des fiches et des pointages. KORCODE l'assiste (DPA, article 8) et lui transmet toute demande reçue directement.

Clients, prospects et visiteurs (partie B) Demande écrite à KORCODE, à contact@kadenceo.fr ou au 870 rue de la Briqueterie, 62580 Thélus. Réponse dans un délai d'un mois (article 12 du RGPD).

Point de contact KORCODE (KADENCEO) — 870 rue de la Briqueterie, 62580 Thélus · Président : Aurélien KORKUT · contact@kadenceo.fr

Réclamation CNIL — 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr

Registre mis à jour le 4 novembre 2026 : numéro de téléphone du représentant, obligatoire à l'inscription, ajouté aux données des comptes clients (B1) et aux alertes internes (B4) · 28 octobre 2026 : congés exceptionnels (naissance, mariage, PACS, décès) ajoutés aux données d'absence, sans l'événement (A1) · 23 octobre 2026 : titres-restaurant ajoutés aux données de pointage (A1) · 20 octobre 2026 : traitements effectués pour le compte des entreprises clientes (sous-traitant) distingués des traitements propres de KORCODE (responsable) — à mettre à jour à chaque nouveau traitement ou sous-traitant
🚨 Plan de réponse aux violations de données (Art. 33 & 34 RGPD)